适用人群：驻外机构、项目公司里既要管业务又要写材料的人。本文讲一套我每天在用的"一句话 + 真实素材 = 正式公文草案"工作流，附真实案例和踩坑清单。
一、痛点：海外项目公文多、要求高、人手少
在中资企业驻外机构（能源、基建类尤甚），一个人往往身兼数职：党建、纪检、市场开发、工会、行政汇报全压在少数几个人身上。材料的特点是：
- 条线多：党委、纪工委、市场、工会各有一套公文规范；
- 时效紧：国内总部要进展、要简报、要专项汇报，常常当天布置当天要；
- 容错低：公文措辞、格式、口径不能出错，不能让 AI 自己"编"。
过去一份像样的汇报，从找素材、搭框架、写初稿到润色，起码大半天。现在我用 WorkBuddy，初稿 3 分钟出，人只做校核和定稿。
二、核心工作流：把 AI 当"执行伙伴"而不是"问答机器人"
关键不是"问 AI 怎么写"，而是"下指令让 AI 直接产出文件"。我的固定四步：
第 1 步：选对工作空间 打开 WorkBuddy，输入框左下角选「选择工作空间」，指向本项目目录。这样 AI 能直接读写本地文件，结果落盘可查。
第 2 步：用 @ 喂真实素材
不要空口让 AI 写。把会议纪要、上级来文、项目数据表，用 @文件路径 引用进去。AI 基于真实材料产出，口径才稳。
第 3 步：一句话下达明确指令 不要说"帮我写个汇报"。要说清楚四件事： - 给谁看（向国内总部 / 党委 / 业主）； - 什么文种（汇报 / 简报 / 请示 / 总结）； - 什么语气和结构（正式公文语气，含工作成效、存在问题、下一步计划三段）； - 输出什么格式（直接生成 Word 文件，不要只在对话框里贴文字）。
示例指令：
帮我起草一份《关于某海外油田项目 PS 外输泵改造阶段性进展的汇报》，用于向国内总部报送。要求正式公文语气，结构为：一、工作成效；二、存在问题；三、下一步计划。请基于我 @ 的会议纪要和进度表生成，直接输出为 .docx 文件。
第 4 步：让 AI 直接生成文件 强调"直接生成文件"而不是在对话里输出。这样你拿到的是现成文档，省 token、省复制粘贴，也方便二次编辑。
三、真实案例：某海外油田项目改造进展汇报
背景（已做脱敏，不涉具体商务数据）：某海外油田主力外输泵老化，拟实施改造以保障外输能力。我需要向总部报一份阶段性进展。
我准备的素材：
- 会议纪要2026-XX.docx（项目例会，含决策事项）
- 进度表.xlsx（设备到货、施工窗口、关键节点）
下达指令后，AI 产出结构如下（节选）：
一、工作成效 1. 完成改造方案内部评审，明确施工窗口期与风险管控措施； 2. 关键设备已落实采购渠道，到货计划与现场窗口匹配； 3. 建立周报机制，实现国内外信息同步。
二、存在问题 1. 现场施工窗口受雨季影响存在压缩风险； 2. 部分长周期设备交期偏紧，需总部层面协调。
三、下一步计划 1. 锁定施工窗口，细化日计划； 2. 推动长周期设备优先排产； 3. 强化与外方业主的沟通机制。
整份初稿从下指令到出文件约 3 分钟，我只需核对口径、补一句总部协调的具体诉求即可定稿。
四、踩坑记录与解决办法
| 坑 | 现象 | 解决办法 |
|---|---|---|
| 太口语 | 第一次没说"正式公文语气"，AI 写得像聊天 | 指令里明确"正式公文语气 + 三段式结构 + 条线规范" |
| 数据编 | AI 凭空填了不存在的数据 | 一律用 @ 把真实文件喂进去，禁止自行编造数字 |
| 来回改耗积分 | 框架没定就开写，改了五六轮 | 先用 Ask 模式确认大纲，再切 Craft 模式正式生成 |
| 格式错 | 默认输出 Markdown，总部要 Word | 指令里直接要 .docx，并指定标题层级 |
五、效果对比与小结
| 方式 | 耗时 | 人要做的事 |
|---|---|---|
| 纯手工 | 半天 | 找素材、搭框架、写、改、排版 |
| WorkBuddy 辅助 | 约 3 分钟出初稿 | 校核口径、补关键诉求、定稿 |
核心心法一句话：把 AI 当执行伙伴，给真实素材、给明确指令、要直接产物。你负责的不是"会不会写"，而是"口径对不对、决策要不要推"。